Ritten registreren en bijhouden voor de Belastingdienst kan een tijdrovende klus zijn. Zeker wanneer u meerdere ritten per dag maakt, kunnen de uurtjes snel oplopen. Gelukkig bestaat er nu de mogelijkheid om de ritten automatisch te registreren, waardoor de tijd dat u hieraan kwijt bent een stuk korter wordt. Maar hoe werkt die automatische rittenregistratie precies en hoe houdt u dat goed bij voor de Belastingdienst? Dat leest u in dit blog.
Wanneer bent u verplicht om een rittenregistratie bij te houden?
U moet een rittenregistratie bijhouden als u in een zakelijk voertuig rijdt waarmee u jaarlijks minder dan 500 kilometer privé rijdt. Dit om bijtelling op uw salaris te voorkomen. De Belastingdienst wilt bij zo’n rittenregistratie graag het merk, type en kenteken van de auto weten. Daarnaast moet u aangeven in welke periode je precies in de auto hebt gereden. De uiteindelijk registratie is vervolgens per rit, waarbij u de volgende dingen bij moet houden:
-
Datum
-
Begin- en eindstand van de kilometerteller
-
Vertrekadres en aankomstadres
-
Ging het om een zakelijke rit of een privérit?
-
Eventuele omrijkilometers op privébasis
-
De route die is gereden (alleen wanneer dit niet de meest gebruikelijk route was
Automatisch ritten registreren
U kunt u vast voorstellen hoeveel tijd het kost om voor elke rit die u maakt alle bovenstaande gegevens bij te moeten houden. Dit kan makkelijker én secuurder met behulp van automatische rittenregistratie. Hiervoor heeft u bijvoorbeeld GPS-tracking, een digitale tachograaf of andere voertuigvolgsystemen nodig. Dit registratiesysteem werkt op basis van GPS-gestuurde hardware die in het voertuig wordt geplaatst. Het systeem weet precies alle gegevens die moeten worden bijgehouden voor de Belastingdienst. Uit meerdere onderzoeken blijkt dat het automatisch bijhouden van de rittenregistratie je ongeveer twee tot vier uur per maand scheelt. Op jaarbasis loopt dit dus al gauw op tot om en nabij de 200 uur! Die tijd is vast en zeker een stuk nuttiger te gebruiken.
Let op de eisen van de Belastingdienst
Bij het automatisch registreren van uw ritten, is het belangrijk om te weten dat de Belastingdienst wel enkele voorwaarden stelt aan het gebruik van de systemen. Het veiligste is om te kiezen voor een systeem dat beschikt over het Keurmerk RitRegistratieSystemen (RRS). Wanneer een autovolgsysteem dit keurmerk heeft, zal het ook voldoen aan de eisen van de Belastingdienst. Het genoemde keurmerk is speciaal in het leven geroepen om klanten te garanderen dat de ritregistratie goed verloopt en voldoet aan strenge regels op het gebied van fraudebestendigheid en privacy.
Wat zijn de kosten van zo’n automatisch ritregistratiesysteem?
Er zijn veel aanbieders van ritregistratiesystemen en de kosten van de systemen lopen ook uiteen. Het is echter goed om niet alleen naar de aanschafkosten of de licentiekosten te kijken. Een goed systeem zorgt er namelijk ook voor dat je geld verdient voor uw bedrijf. Zo kunt u met een goed systeem veel brandstof besparen, planningen efficiënter maken en de productiviteit van de werknemers verhogen. Een goed registratiesysteem is dus een goede investering die op den duur geld oplevert.